ChatGPT richtig personalisieren: konkrete Einstellungen für Marketing, Sales, CEOs und Expert:innen
ChatGPT wird deutlich nützlicher, wenn es nicht jedes Gespräch bei null beginnt. Die meisten Nutzer:innen verwenden KI aber immer noch wie eine Suchmaschine mit Chatfenster: Frage rein, Antwort raus, beim nächsten Mal wieder alles erklären.
Das verschenkt Potenzial.
Mit guten Personalisierungseinstellungen wird ChatGPT vom allgemeinen Textgenerator zu einem Arbeitsassistenten, der deinen Kontext, deine Rolle, deine bevorzugte Ausgabeform und deine typischen Qualitätskriterien kennt. Das funktioniert nicht nur in ChatGPT. Auch Claude und Gemini haben ähnliche Konzepte: Projektanweisungen, gespeicherte Infos, Styles, Gems oder Arbeitskontexte.
In diesem Artikel bekommst du keine abstrakte „Prompt besser“-Theorie, sondern konkrete Praxis-Settings für Marketing, Sales, CEOs, People Manager und Subject Matter Specialists. Du kannst viele Beispiele fast direkt kopieren und anpassen.
In diesem Artikel
Du lernst:
- welche Personalisierungsebenen es in ChatGPT gibt
- was in Custom Instructions, Memory und Projekte gehört
- welche Einstellungen für Marketing, Sales, CEOs, People Manager und Expert:innen sinnvoll sind
- wie ähnliche Personalisierung in Claude und Gemini funktioniert
- welche Fehler du vermeiden solltest
- wie du deine eigenen Einstellungen Schritt für Schritt testest
1. Die drei Ebenen der Personalisierung
Für die Praxis hilft ein einfaches Modell:
- Custom Instructions: Wie soll ChatGPT grundsätzlich arbeiten?
- Memory: Was soll ChatGPT dauerhaft über dich und deine Präferenzen behalten?
- Projects oder projektbezogener Kontext: Welche Regeln gelten für dieses konkrete Thema, diese Kampagne oder diesen Kunden?
Wenn du diese drei Ebenen sauber trennst, werden Antworten viel konsistenter.
Custom Instructions: deine globale Arbeitsweise
Hier gehören Dinge hinein, die fast immer gelten:
- Sprache
- Tonalität
- gewünschte Struktur
- Detailtiefe
- Umgang mit Rückfragen
- bevorzugte Formate
- Arbeitsprinzipien
Beispiel:
Antworte auf Deutsch, klar, praxisnah und ohne unnötige Floskeln. Gib zuerst eine kurze Einschätzung, danach konkrete Schritte. Wenn Informationen fehlen, stelle maximal drei gezielte Rückfragen. Nutze Beispiele statt abstrakter Erklärungen.
Memory: langfristige Präferenzen
Memory ist für Dinge gedacht, die ChatGPT über längere Zeit wissen darf:
- deine Rolle
- deine Zielgruppen
- wiederkehrende Projekte
- bevorzugte Schreibweise
- Tonalität
- Formatvorlieben
Nicht hinein gehören sensible Daten, Passwörter, vertrauliche Kundendaten oder kurzfristige Aufgaben.
Projekte: Kontext für konkrete Arbeit
Projekte sind ideal für:
- eine Marke
- einen Kunden
- eine Kampagne
- ein Sales-Playbook
- ein Produkt
- ein internes Wissensgebiet
- ein Führungsthema
Dort kannst du Dateien, Guidelines, Zielgruppen, Beispiele und projektspezifische Regeln hinterlegen.
2. Was gehört wohin?
Ein häufiger Fehler ist, alles in die globalen Custom Instructions zu stopfen. Dann wird ChatGPT schwerfällig und antwortet auch bei einfachen Fragen mit zu viel Kontext.
Besser:
In Custom Instructions
Meine bevorzugte Sprache ist Deutsch.
Ich mag klare, direkte Antworten.
Bitte gib konkrete Beispiele und vermeide generische Business-Floskeln.
Wenn du eine Empfehlung gibst, nenne auch Risiken oder Annahmen.
In Memory
Ich arbeite im B2B-Marketing und schreibe häufig für Entscheider:innen in mittelständischen Unternehmen.
Ich bevorzuge praxisnahe Checklisten, konkrete Formulierungen und klare nächste Schritte.
In Projekte
Dieses Projekt betrifft die Kampagne für Produkt X im DACH-Markt.
Zielgruppe sind Marketing-Leads in B2B-SaaS-Unternehmen.
Tonalität: kompetent, direkt, hilfreich, nicht übertrieben werblich.
Primäres Ziel: Demo-Anfragen.
Sekundäres Ziel: Newsletter-Signups.
3. Setup-Plan: So richtest du ChatGPT sauber ein
Schritt 1: Rolle und Arbeitsmodus definieren
Schreibe zuerst auf, wobei ChatGPT dir regelmäßig helfen soll. Nicht alles auf einmal. Wähle 3–5 Hauptaufgaben.
Beispiele:
- Kampagnenideen entwickeln
- Texte überarbeiten
- Sales-Mails schreiben
- Meetings vorbereiten
- komplexe Fachthemen verständlich erklären
Schritt 2: Antwortstil festlegen
Definiere, wie Antworten aussehen sollen:
Gib Antworten in dieser Reihenfolge:
1. kurze Einschätzung
2. konkrete Empfehlung
3. Schritt-für-Schritt-Vorgehen
4. mögliche Risiken
5. nächster sinnvoller Schritt
Schritt 3: Qualitätskriterien ergänzen
Das ist der Teil, den viele vergessen. Sage nicht nur, was ChatGPT tun soll. Sage auch, woran gute Arbeit erkennbar ist.
Eine gute Antwort ist konkret, umsetzbar und enthält mindestens ein Beispiel. Wenn eine Aussage unsicher ist, markiere sie als Annahme. Erfinde keine Zahlen, Quellen oder Kundendaten.
Schritt 4: Rückfragen begrenzen
Zu viele Rückfragen nerven. Zu wenige führen zu falschen Annahmen. Eine gute Regel:
Wenn Informationen fehlen, stelle maximal drei gezielte Rückfragen. Wenn eine sinnvolle Annahme möglich ist, arbeite damit weiter und kennzeichne sie.
Schritt 5: Testfälle verwenden
Teste deine Einstellungen mit echten Aufgaben:
- „Schreibe eine LinkedIn-Ankündigung für ein Webinar.“
- „Formuliere ein Follow-up nach einem Sales Call.“
- „Fasse dieses Meeting für die Geschäftsführung zusammen.“
- „Erkläre dieses Fachthema für Nicht-Expert:innen.“
Schritt 6: Nachschärfen
Wenn die Antwort zu lang, zu weich, zu allgemein oder zu riskant ist, ändere die Anweisungen. Personalisierung ist kein Einmal-Setup, sondern Feintuning.
4. Praxis-Setting für Marketer
Marketer brauchen meist Struktur, Varianten, Kanäle und Zielgruppenfokus. Eine gute Personalisierung sorgt dafür, dass ChatGPT nicht nur hübsche Texte schreibt, sondern an Positionierung, Conversion und Distribution denkt.
Copy-Paste-Setting für Marketing
Du bist mein Senior-Marketing-Assistent.
Antworte auf Deutsch, klar, direkt und praxisnah.
Denke bei jeder Aufgabe an Zielgruppe, Positionierung, Nutzenversprechen, Conversion und Kanal-Kontext.
Wenn ich Content, Kampagnen oder Ads plane, liefere bitte:
1. kurze strategische Einschätzung
2. Zielgruppenannahme
3. 3–5 konkrete Varianten
4. Empfehlung mit Begründung
5. nächster Umsetzungsschritt
Wenn sinnvoll, ergänze:
- SEO-Titel
- Meta Description
- Hook
- CTA
- LinkedIn-Version
- Newsletter-Version
- Landingpage-Abschnitt
Vermeide generische Marketingfloskeln wie „revolutionär“, „innovativ“ oder „maximiere dein Potenzial“, außer ich verlange bewusst werbliche Varianten.
Beispiel: LinkedIn-Post
Prompt:
Schreibe einen LinkedIn-Post für unser Webinar über GA4 Conversion Tracking für B2B-Marketer.
Gute personalisierte Antwort sollte nicht nur einen Post liefern, sondern auch Hook-Varianten, CTA und Zielgruppenlogik.
Beispiel: Kampagnenbriefing
Erstelle ein Kampagnenbriefing für ein Whitepaper zum Thema KI im Vertrieb. Zielgruppe: Sales-Leads in B2B-SaaS. Ziel: Demo-Anfragen.
Mit gutem Marketing-Setting bekommst du nicht nur Text, sondern Strategie, Angebot, Funnel-Logik und nächste Schritte.
5. Praxis-Setting für Sales
Sales braucht andere Antworten als Marketing. Weniger Theorie, mehr nächste Aktion. ChatGPT soll hier helfen, Nachrichten zu formulieren, Einwände zu behandeln und Gespräche vorzubereiten.
Copy-Paste-Setting für Sales
Du bist mein Sales-Coach und Sales-Assistenzsystem.
Antworte knapp, direkt und umsetzungsorientiert.
Prioritäten sind Kundennutzen, Einwandbehandlung, nächste beste Aktion und klare Formulierungen.
Wenn ich dir einen Lead, ein Gespräch oder einen Einwand gebe, liefere immer:
1. kurze Einordnung
2. mögliche Motivation oder Sorge des Kunden
3. 3 Antwortoptionen
4. empfohlene Formulierung
5. nächster Schritt
Schreibe Nachrichten natürlich, professionell und nicht aufdringlich.
Keine aggressiven Sales-Phrasen. Kein künstlicher Hype.
Beispiel: Follow-up nach Demo
Prompt:
Schreibe ein Follow-up nach einer Demo. Der Kunde fand die Reporting-Funktionen spannend, ist aber unsicher wegen Implementierungsaufwand.
Eine gute personalisierte Antwort liefert dann zum Beispiel:
- kurze Zusammenfassung
- empathische Einwandaufnahme
- Nutzenargument
- konkrete nächste Aktion
- Mail-Variante kurz und lang
Beispiel: Einwandbehandlung
Ein Prospect sagt: „Das ist gerade nicht priorisiert.“ Gib mir drei Antwortmöglichkeiten.
Mit Sales-Personalisierung sollte ChatGPT nicht beleidigt nachfassen, sondern Priorität, Timing und Business Pain herausarbeiten.
6. Praxis-Setting für CEOs und Geschäftsführung
CEOs brauchen keine langen Grundlagen. Sie brauchen Entscheidungsvorlagen, Risiken, Optionen und Priorisierung.
Copy-Paste-Setting für CEOs
Du bist mein strategischer Sparringspartner auf Executive-Level.
Antworte prägnant, klar und entscheidungsorientiert.
Ich will keine langen Basics, sondern Kernaussage, Chancen, Risiken, Optionen und Empfehlung.
Strukturiere Antworten bevorzugt so:
1. Executive Summary in 2–4 Sätzen
2. wichtigste Punkte
3. Optionen
4. Risiken und Annahmen
5. klare Empfehlung
6. nächster Schritt
Denke bei jeder Antwort an Umsatz, Kosten, Risiko, Geschwindigkeit, Teamkapazität und Umsetzung.
Wenn Daten fehlen, markiere Annahmen klar.
Beispiel: Tool-Entscheidung
Prompt:
Wir überlegen, ein neues CRM einzuführen. Was muss ich entscheiden, bevor das Team Tools evaluiert?
Mit CEO-Setting sollte ChatGPT nicht 20 CRM-Features aufzählen, sondern Entscheidungsrahmen liefern:
- Zielbild
- Prozess-Owner
- Datenmigration
- Integrationen
- Risiko
- Budget
- Change Management
Beispiel: Board-Update
Fasse diesen Projektstatus für ein Board-Update zusammen. Fokus: Risiko, Fortschritt, nächste Entscheidung.
Die Personalisierung sorgt dafür, dass die Antwort executive-tauglich wird und nicht wie ein internes Projektprotokoll klingt.
7. Praxis-Setting für People Manager
People Manager brauchen Empathie und Klarheit. Zu weich ist schlecht, zu hart auch. ChatGPT kann helfen, schwierige Gespräche vorzubereiten und Formulierungen zu finden, die menschlich und trotzdem konkret sind.
Copy-Paste-Setting für People Manager
Du bist mein People-Management-Assistent.
Antworte empathisch, klar und praxisnah.
Hilf mir bei 1:1s, Feedback, schwierigen Gesprächen, Zielvereinbarungen, Konflikten und Entwicklungsgesprächen.
Bei heiklen Themen liefere bitte:
1. kurze Einschätzung der Situation
2. empathische Formulierung
3. klarere direkte Formulierung
4. mögliche Reaktionen der anderen Person
5. gute Anschlussfrage
6. nächster Schritt
Sprache: respektvoll, professionell, konkret.
Erst Menschlichkeit, dann Klarheit, dann nächste Schritte.
Keine Pseudo-Therapie und keine rechtlichen Behauptungen.
Beispiel: Feedback formulieren
Prompt:
Ich muss einer Mitarbeiterin sagen, dass ihre Deadlines mehrfach gerissen sind, ohne sie zu demotivieren. Hilf mir mit einer Gesprächsstruktur.
Eine gute Antwort sollte enthalten:
- Einstieg
- konkrete Beobachtung
- Wirkung aufs Team
- Frage nach Ursachen
- gemeinsame Vereinbarung
- Follow-up
Beispiel: Konfliktmoderation
Zwei Teamleads blockieren sich gegenseitig bei Prioritäten. Bereite ein 30-Minuten-Gespräch vor.
Das Setting sorgt dafür, dass ChatGPT nicht nur „Kommunikation verbessern“ sagt, sondern eine Agenda mit Fragen und Moderationslogik liefert.
8. Praxis-Setting für Subject Matter Specialists
Fachexpert:innen brauchen Präzision. Hier ist die wichtigste Regel: ChatGPT soll Unsicherheit markieren, nicht glattbügeln.
Copy-Paste-Setting für Fachexpert:innen
Du bist mein fachlich präziser Research- und Schreibassistent.
Arbeite sorgfältig, strukturiert und mit hoher begrifflicher Genauigkeit.
Wenn du unsicher bist, markiere das klar.
Erfinde keine Fakten, Zahlen, Quellen oder Definitionen.
Arbeite bevorzugt so:
1. kurze Zusammenfassung
2. fachliche Einordnung
3. Details und Nuancen
4. Annahmen oder Unsicherheiten
5. offene Punkte
6. konkrete nächste Schritte
Nutze Fachbegriffe korrekt, aber erkläre sie verständlich, wenn die Zielgruppe nicht fachlich ist.
Trenne gesicherte Aussagen von Hypothesen.
Beispiel: Fachtext vereinfachen
Erkläre diesen technischen Abschnitt so, dass ihn ein Marketing-Team versteht, ohne fachlich falsch zu werden.
Mit gutem Specialist-Setting sollte ChatGPT nicht nur vereinfachen, sondern markieren, wo Vereinfachung riskant wäre.
Beispiel: Review
Prüfe diesen Absatz auf fachliche Ungenauigkeiten, fehlende Annahmen und mögliche Missverständnisse.
Das Ergebnis sollte eine echte Qualitätskontrolle sein, nicht nur ein freundliches „Sieht gut aus“.
9. Kombinierte Settings für Rollen mit mehreren Hüten
Viele Menschen haben nicht nur eine Rolle. Ein Founder macht Sales, Marketing, Hiring und Strategie. Ein Marketing Lead schreibt Content, analysiert Daten und führt Leute. Dann ist es sinnvoll, globale Anweisungen schlank zu halten und pro Projekt oder Chat den Modus zu wechseln.
Beispiel für globale Anweisung:
Frage zu Beginn nicht unnötig nach meiner Rolle. Wenn ich einen Kontext nenne wie „als CEO“, „für Sales“ oder „für Marketing“, passe Struktur, Tiefe und Ton daran an. Wenn kein Kontext genannt ist, antworte praxisnah und kurz mit konkreten nächsten Schritten.
Dann kannst du im Prompt schreiben:
Antworte im CEO-Modus: Sollten wir diese Kampagne stoppen oder weiter optimieren?
Oder:
Antworte im People-Manager-Modus: Wie bespreche ich diese Situation im 1:1?
10. Claude und Gemini: Das Prinzip ist ähnlich
Die Begriffe unterscheiden sich, aber das Prinzip ist ähnlich.
ChatGPT
Typische Bausteine:
- Custom Instructions
- Memory
- Projects
- Dateien oder Kontext innerhalb eines Projekts
Gut für: persönliche Arbeitsweise, wiederkehrende Präferenzen, Projektarbeit, Custom GPTs.
Claude
Claude arbeitet stark mit Projekten, Projektanweisungen und Stilvorgaben. Du kannst pro Projekt Kontext, Dateien und Arbeitsregeln hinterlegen. Das ist besonders nützlich für längere Dokumente, Schreibprojekte und wiederkehrende Kunden- oder Markenarbeit.
Beispiel für Claude Project Instructions:
Du arbeitest in diesem Projekt als Redaktionsassistent für unsere B2B-Marke.
Nutze die hochgeladenen Styleguides und Produktunterlagen.
Schreibe klar, sachlich und praxisnah.
Wenn Informationen in den Dateien fehlen, markiere das und erfinde nichts.
Gemini
Gemini bietet je nach Produktstand gespeicherte Infos, Gems und Kontext aus dem Google-Ökosystem. Ein Gem kann ähnlich wie ein spezialisierter Assistent funktionieren.
Beispiel für einen Gemini Gem:
Du bist mein Assistent für Sales-Meeting-Vorbereitung.
Erstelle aus Notizen eine kurze Account-Zusammenfassung, mögliche Pain Points, Gesprächsfragen und nächste Schritte.
Arbeite knapp und priorisiere konkrete Formulierungen.
Die wichtigste Regel gilt überall: Gute Personalisierung beschreibt nicht nur die Rolle der KI, sondern auch Arbeitsweise, Ausgabeformat und Qualitätskriterien.
11. Datenschutz und Unternehmenskontext
Personalisierung ist praktisch, aber sie braucht Grenzen.
Nicht in globale Einstellungen gehören:
- Passwörter
- API Keys
- vertrauliche Kundendaten
- personenbezogene Gesundheits- oder Finanzdaten
- interne Strategie, die nicht dauerhaft gespeichert werden soll
- Informationen, die nur für ein einzelnes Projekt gelten
Besser:
- sensible Details im jeweiligen Chat bewusst einfügen
- anonymisieren, wenn möglich
- Unternehmensrichtlinien beachten
- Projektkontext gezielt nutzen
- regelmäßig prüfen, was gespeichert ist
Pro-Tipp: Formuliere Personalisierung so, dass sie deine Arbeitsweise verbessert, aber keine Geheimnisse enthält.
12. Vorher/Nachher: Was gute Personalisierung verändert
Vorher:
Schreib mir einen LinkedIn-Post.
Nachher:
Schreib mir drei LinkedIn-Post-Varianten für B2B-Marketing-Leads. Ziel ist Webinar-Anmeldung. Ton: praxisnah, nicht hype-lastig. Gib mir Hook, Posttext und CTA. Bewerte am Ende, welche Variante wahrscheinlich am besten performt.
Vorher:
Hilf mir mit einem Mitarbeitergespräch.
Nachher:
Antworte im People-Manager-Modus. Ich muss wiederholte Deadline-Probleme ansprechen. Gib mir eine Gesprächsstruktur, eine empathische Formulierung, eine direkte Formulierung und eine gute Anschlussfrage.
Vorher:
Fass das zusammen.
Nachher:
Fasse diesen Text für die Geschäftsführung zusammen. Maximal 5 Bulletpoints, Fokus auf Risiko, Kosten, Entscheidung und nächste Schritte. Markiere Annahmen.
13. Frag dein LLM direkt
Du kannst ChatGPT, Claude oder Gemini auch direkt bitten, deine Personalisierung zu verbessern:
- „Erstelle mir Custom Instructions für meine Rolle als B2B-Marketing-Lead.“
- „Welche Informationen gehören bei mir in Memory und welche nur in Projekte?“
- „Optimiere diese Custom Instructions: Sie sollen kürzer, konkreter und weniger generisch werden.“
- „Erstelle mir fünf Rollen-Modi: Marketing, Sales, CEO, People Manager, Fachexperte.“
- „Teste meine Einstellungen mit drei Beispielaufgaben und zeige mir, wo sie zu ungenau sind.“
Ein besonders guter Meta-Prompt:
Analysiere meine aktuellen Custom Instructions. Markiere unklare, zu allgemeine oder riskante Stellen. Schreibe danach eine bessere Version mit maximal 1.500 Zeichen, die meine Rolle, Antwortstil, Qualitätskriterien und Rückfrage-Regeln klar beschreibt.
Fazit: Personalisierung ist kein Gimmick, sondern Arbeitsdesign
Gute ChatGPT-Personalisierung bedeutet nicht, dass die KI „netter“ klingt. Es bedeutet, dass sie weniger rät, besser strukturiert, passender schreibt und deine Arbeitsrealität schneller versteht.
Für Marketer heißt das: bessere Briefings, bessere Varianten, klarere CTAs. Für Sales: bessere Follow-ups und Einwandbehandlung. Für CEOs: bessere Entscheidungsvorlagen. Für People Manager: bessere Gesprächsvorbereitung. Für Fachexpert:innen: präzisere Erklärungen und Reviews.
Der beste Start ist simpel: Lege eine schlanke globale Arbeitsweise fest, speichere nur langfristig sinnvolle Präferenzen und nutze Projekte für konkreten Kontext. Dann wird aus ChatGPT, Claude oder Gemini nicht nur ein Chatbot, sondern ein brauchbares Arbeitssystem.
